ความเป็นมาของระบบ
ระบบตอบรับ และลงทะเบียนเข้าร่วมงานกิจกรรมบุคลากร ภายในมหาวิทยาลัย พัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนกระบวนการบริหารจัดการการเข้าร่วมกิจกรรมของบุคลากร ให้มีความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
ระบบช่วยลดขั้นตอนการประสานงานแบบเดิมที่ต้องใช้เอกสาร การติดต่อทางโทรศัพท์ หรือการรวบรวมรายชื่อด้วยตนเอง โดยเปลี่ยนมาเป็นการดำเนินงานผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถติดตามและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างเป็นปัจจุบัน
แนวคิดสำคัญ
รวมกระบวนการประกาศกิจกรรม การตอบรับ การลงทะเบียนภายในงาน และการสรุปรายงานไว้ในระบบเดียว เพื่อลดความซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ
รวดเร็ว
ลดขั้นตอนและระยะเวลาการประสานงาน
ถูกต้อง
จัดเก็บข้อมูลเป็นระบบ ลดความผิดพลาด
เป็นปัจจุบัน
ติดตามสถานะและจำนวนผู้เข้าร่วมได้ทันที
ตรวจสอบได้
มีข้อมูลอ้างอิงและประวัติการดำเนินงาน
กระบวนการทำงานของระบบ
ตั้งแต่การสร้างกิจกรรมจนถึงการสรุปผลหลังเสร็จสิ้นกิจกรรม
สร้างและเผยแพร่กิจกรรม
ผู้ดูแลระบบบันทึกรายละเอียด วัน เวลา สถานที่ และข้อกำหนดของกิจกรรม
บุคลากรตอบรับการเข้าร่วม
เลือกสถานะ “เข้าร่วมงาน” หรือ “ไม่ประสงค์เข้าร่วมงาน” ผ่านระบบออนไลน์
แสดงข้อมูลสำหรับลงทะเบียน
บุคลากรสามารถแสดงข้อมูลหรือ QR Code เพื่อใช้ยืนยันตัวตนในการลงทะเบียน
เจ้าหน้าที่รับลงทะเบียน
เจ้าหน้าที่ หรือนิสิตช่วยงานที่ได้รับสิทธิ์ ตรวจสอบและบันทึกการเข้าร่วมงานจริง
สรุปผลและจัดทำรายงาน
ระบบสรุปจำนวนผู้ตอบรับ ผู้เข้าร่วมจริง และข้อมูลประกอบการบริหาร
ผู้ใช้งานระบบ
ระบบออกแบบให้รองรับบทบาทและหน้าที่ของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มอย่างชัดเจน
บุคลากร
- ตรวจสอบกิจกรรมที่เปิดให้ตอบรับ
- เลือกสถานะการเข้าร่วมงาน
- ดูรายละเอียดกิจกรรม
- แสดงข้อมูลสำหรับลงทะเบียนหน้างาน
เจ้าหน้าที่รับลงทะเบียน
- รับลงทะเบียนภายในงาน
- ตรวจสอบรายชื่อผู้ตอบรับ
- บันทึกข้อมูลการเข้าร่วมจริง
- ดำเนินงานเฉพาะกิจกรรมที่ได้รับมอบหมาย
ผู้ดูแลระบบ
- จัดการข้อมูลกิจกรรม
- จัดการรายชื่อและตำแหน่งผู้บริหาร
- กำหนดค่าต่างๆของระบบได้ทั้งหมด
- ตรวจสอบรายงานและสถิติ
ข้อมูลที่ระบบบริหารจัดการ
ประโยชน์ที่ได้รับ
ประหยัดเวลา
ลดขั้นตอนการประสานงานและการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง
ข้อมูลถูกต้อง
ลดความผิดพลาด ความซ้ำซ้อน และความคลาดเคลื่อนของข้อมูล
ตรวจสอบได้
สามารถตรวจสอบสถานะการตอบรับและการลงทะเบียนได้อย่างชัดเจน
สนับสนุนการบริหาร
นำข้อมูลไปจัดทำรายงานและใช้ประกอบการวางแผนกิจกรรมได้
สรุป
ระบบบุคลากรตอบรับ และลงทะเบียนเข้าร่วมงานกิจกรรมภายในมหาวิทยาลัย เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารจัดการกิจกรรมต่างๆภายในมหาวิทยาลัยให้มีความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น